Nota Fiscal Eletrônica: Principais tipos de notas

A Nota Fiscal é um documento importante nas operações comerciais que fornece informações para o cálculo dos tributos, serve de comprovação de aquisição pela parte que adquiriu e possibilita o Fisco acompanhar as operações em tempo real.

Toda empresa está obrigada a emitir Nota Fiscal com exceção do Microempreendedor Individual.

Assim sendo, conheça os tipos de Notas Fiscais permitidas para as vendas de mercadorias da sua empresa:

NF-e (Nota Fiscal Eletrônica)

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um documento digital identificado pelo modelo 55 que após a sua emissão gera o XML, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar uma operação de circulação de mercadorias ou prestação de serviços, acompanhado com DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica).

A NF-e substituiu a emissão do documento fiscal em papel modelo 1 (chamado como nota talão grande) e permite o acompanhamento em tempo real das operações comerciais pelo Fisco nacionalmente desde 2010.

NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica)

É um documento digital que gera o XML também com o intuito de documentar operações para o consumidor final que veio substituir a:

I – A Nota Fiscal de Venda ao Consumidor, modelo 2;

II – Ao Cupom Fiscal emitido por equipamento Emissor de Cupom Fiscal (ECF).

Para ambas as notas será preciso aprovação jurídica através da validação do certificado digital (o qual abordaremos nesse artigo) e a Secretária da Fazenda Estadual.

A empresa que não cumprir com a obrigação de emissão de Documento Fiscal Eletrônico, passa a não possuir capacidade para operacionalizar, por motivo de inaptidão da Inscrição Estadual. Ocorrendo isso, precisará regularizar junto a Secretária da Fazenda para retornar as atividades normais, tornando-se apta novamente.

NFA-e – Nota Fiscal Avulsa Eletrônica 

A NFA-e pode ser emitida por pessoas físicas, produtores rurais e pessoas jurídicas que não possuem Inscrição Estadual na Bahia. 

A emissão da NFA-e segue o padrão da NF-e emitida pelas empresas, com algumas diferenças:

1. Os campos de identificação do emitente são preenchidos;
2. Na Chave de Acesso da NFA-e é informado o número do CNPJ ou CPF do emitente;
3. O número da NFA-e é controlado pela SEFAZ de forma a garantir que seja o único a assegurar o controle. A numeração pode ser feita a critério da SEFAZ, de forma sequencial para todas as NFA-e do estado ou sequencial conforme o CNPJ / CPF do Emitente.

Conceitos

DANFE e XML

O DANFE NFC-e (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é um documento fiscal auxiliar, que pode ser impresso em papel (em formato PDF).

O DANFE não é Nota Fiscal, nem a substitui, serve apenas como instrumento auxiliar para consulta da NF-e, pois contém a chave de acesso da NF-e, que permite ao detentor desse documento confirmar através das páginas da Secretaria de Fazenda Estadual ou da Receita Federal do Brasil (RFB), a efetiva existência de uma NF-e que tenha tido o seu uso regularmente autorizado.

O arquivo XML Nota Fiscal é a versão digital da Nota Fiscal e obedece aos padrões nacionais de Escrituração Fiscal (obrigações das empresas com as autoridades fiscais). Sendo assim, permite realizar transações em todo o país com segurança.

Qual o momento de gerar esse arquivo? 

Após a emissão e validação da NF-e, a empresa disponibiliza o documento em sua página na internet ou envia ao comprador, nos formatos PDF (DANFE) e XML.

DANFE NFC-e

O DANFE NFC-e é um documento fiscal auxiliar da Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica, sendo apenas uma representação simplificada da transação de venda no varejo, que pode ser impressa de forma a facilitar a consulta do documento fiscal.

A impressão do DANFE NFC-e é efetuada diretamente pelo aplicativo do contribuinte em impressora comum, com base nas informações do arquivo eletrônico XML da NFC-e.

Para que uma empresa emita NF-e e NFC-e é necessário (como já vimos) um Certificado Digital e realizar o cadastro junto a Secretária da Fazenda do Estado.

Certificado Digital

O Certificado Digital é uma assinatura eletrônica que garante segurança às transações virtuais e está cada vez mais comum na sociedade atual. 

Por ser uma assinatura eletrônica que permite a identificação segura de quem assinou, funciona através de um arquivo armazenado em mídia digital (USB, cartão ou mesmo arquivo salvo diretamente no computador ou celular).

O que contém no Certificado Digital?

No Certificado Digital contém os dados pessoais do titular e um conjunto de chaves matemáticas usadas para traduzir esses dados no momento de uma operação. É seguro porque traz consigo diversas técnicas de criptografia, que integradas garantem autenticação, sigilo, integridade e irretratabilidade às transações.

Para que serve um Certificado Digital?

Para melhor compreensão: Imagine concluir a abertura de uma filial em Pernambuco, resolver uma pendência com a Receita Federal no Ceará e comprar um imóvel no centro do estado da Bahia, na Chapada Diamantina e tudo isso no mesmo dia! Com o Certificado Digital você pode assinar vários documentos em alguns minutos. 

Então, tem utilidade para:

1. Assinatura de documentos e contratos digitais;
2. Autenticação em sistemas para permissão da emissão de notas fiscais;
3. Atualização de informações em sistemas;
4. Identificação profissional como Contadores, que utilizam o Certificado Digital em suas rotinas, tendo a possibilidade de trabalhar com sistemas virtuais unificados e seguros, proporcionando integração e desburocratização de processos junto aos órgãos.

Veja também quando as empresas (independe que seja para consumidor final ou não) ficam obrigadas a emitir NF-e quando realizarem operações (vendas de mercadorias): 

– Para empresa pública e sociedade de economia mista; 

– Para destinatário localizado em outro estado; 

– Com o comércio exterior.

Começando o seu negócio e ainda com dúvida de qual Nota Fiscal emitir? Entre em contato conosco!

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